Buchführung
In der Buchführung unterscheidet man grundlegend zwischen der kameralen Buchführung und der doppelten Buchführung. Da Erstere hauptsächlich von Kommunen und öffentlichen Stellen genutzt wird, diese jedoch inzwischen ebenfalls teilweise auf die doppelte Buchführung umsteigen, möchten wir hier nur auf die Zweitgenannte eingehen.
Die Buchführung bezeichnet die lückenlose und fortlaufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Die doppelte Buchführung nutzt hierfür zweiseitige Konten (Soll- und Habenseite). Jeder Buchungsvorgang muss daher auch immer zwei Konten ansprechen, eines für den Abgang und eines für den Zugang des Wertes.
Strenge Vorgaben an die Buchführung
Besonders Steuerbehörden haben großes Interesse an den Buchungsunterlagen, da sich hier genau nachvollziehen lässt, wofür Geld ausgegeben oder eingenommen wurde und um welche Summen es sich handelt. Aber dies sind nicht die einzigen Interessenten. Auch Kapitalgeber können sich die Bücher zeigen lassen um festzustellen, ob das Geld gut verwendet wird.
Damit die Buchführung für jeden Sachverständigen gut nachvollziehbar ist, müssen klare Vorgaben eingehalten werden. Die wohl wichtigsten sind Kontenklarheit und Kontenwahrheit. Das bedeutet, dass sämtliche Buchungen wahrheitsgemäß durchgeführt werden und alles übersichtlich, deutlich lesbar und nachvollziehbar sein muss.
Außerdem ist jede Buchung durch einen Beleg nachzuweisen. Falls es keinen Beleg gibt (beispielsweise weil ein Parkhaus keine Quittung anbietet) darf ein Beleg selbst erstellt werden. Auch hier gilt jedoch, dass die Belege jederzeit geprüft werden dürfen und selbstverständlich allen Grundsätzen genügen müssen. Auch müssen die Belege ebenso geordnet und den zugehörigen Buchungsfällen zuzuordnen sein.
Werden Abkürzungen verwendet, müssen sie verständlich und nachvollziehbar sein. Verbesserungen an den Büchern (Kritzeleien, Streichungen etc.) sind nicht erlaubt, man darf jedoch ganze Zeilen streichen und neu anfertigen.
Elektronische Datenverarbeitung ermöglicht einfachere Buchführung
Heutzutage gibt es unzählige Programme für die Buchführung. Daher muss sich niemand mehr über schlechte Handschreibung ärgern. Der Vorteil bei Buchungsprogrammen ist, dass auch nachträgliche Änderungen möglich sind, diese jedoch ebenfalls aufgezeichnet werden. So ist ein evtl. Ausdruck immer sauber, jedoch können nachträgliche Manipulationen nachvollzogen werden.
Kontenplan wird vorgegeben
Welche Konten ein Unternehmen führt und welche Werte dort erfasst werden, ist im sogenannten Kontenplan vorgegeben. So wird eine erweiterte Klarheit ermöglicht.
Bestandskonten
Ein Bestandskonto stellt dar, welchen Wert das Unternehmen hat und wie sich diese Werte verändern. Nehmen wir einmal das Konto „Sachanlagen“. Auf diesem Konto werden die langfristigen materiellen Güter eines Unternehmens beschrieben. Auf der Haben-Seite (rechts) sehen wir also, welche Werte zum jetzigen Zeitpunkt vorhanden sind. Die Konten werden mit den Angaben „Sachanlagen“ aus der Bilanz eröffnet.
Wenn nun der Wert sinkt, wenn zum Beispiel etwas verkauft oder abgeschrieben wird, kommt dieser Wert auf die Sollseite. Hier kommt jetzt die doppelte Buchführung ins Spiel, denn bei einem Verkauf würde zum einen das Sachanlagenkonto angesprochen werden, zum anderen aber mit Sicherheit auch ein Konto, auf dem die Zahlung für dieses Gut eingeht, evtl. das Girokonto oder die Barkasse.
Bei einer Abschreibung von 5.000,- Euro würde der Wertverlust auf einer anderen Art von Konto, dem Erfolgskonto aufgezeichnet werden.
Erfolgskonten
Ein Erfolgskonto hat zunächst keinerlei Bestand, der aus einer Bilanz entnommen werden könnte. Es wird ausschließlich zu dem Zweck geführt, Aufwand und Ertrag aufzuzeichnen und festzustellen. Alles, was also etwas kostet, aber auch alle Einnahmen werden hier, wiederum getrennt nach Soll und Haben festgehalten.
So ist auch das Konto „Abschreibungen auf Sachanlagen“ ein solches Aufwandskonto. Die Konten aus dieser Kategorie werden über das Konto „Gewinn und Verlust“ abgerechnet. Der Saldo hieraus wird dann mit dem Eigenkapital verrechnet. Gibt es also am Ende des Geschäftsjahres einen Gewinn, erhöht sich das Eigenkapital, gibt es einen Verlust, wird auch das Eigenkapital geringer.
Buchungssätze
Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss in einem Buchungssatz zusammengefasst werden. Und jeder Buchungssatz wird nach dem Schema gebildet: „Soll an Haben“.
In unserem Beispiel lautet der Buchungssatz: Sachanlagen an Abschreibungen auf Sachanlagen 5.000,- Euro
Diese Buchungssätze werden ebenfalls nach einem festen Schema geführt und unterliegen den gleichen Buchungsgrundsätzen wie die Kontoführung.
Buchhaltungspflicht
Nicht jeder Unternehmer ist buchhaltungspflichtig. So müssen Freiberufler wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Ärzte gar keine Bücher führen. Andere Unternehmen müssen (Stand 2017) erst ab einem Jahresgewinn von 60.000,- Euro oder einem Jahresumsatz von 600.000,- Euro eine umfassende Buchführung nachweisen.
Immer buchführungspflichtig, unabhängig vom Umsatz oder Gewinn, sind dagegen Kapital- und Handelsgesellschaften. Hier besteht immer eine Buchhaltungspflicht, da aufgrund der beschränken Haftung nach dem Gesetzgeber die Geschäftspartner besonders schützenswert sind.
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