Die Kapitalbedarfsplanung gehört in jeden Businessplan. Kapitalbedarf bedeutet, es wird genau diese Menge Kapital benötigt um einen bestimmten Bedarf zu stillen. Um nun genau zu planen, wie Eigenkapital eingesetzt, und wie viel Fremdkapital beschafft werden soll, macht ein Betrieb eine Kapitalbedarfsplanung.
Es werden alle voraussichtlichen Kosten ermittelt. Zunächst die Kosten, die für die Existenzgründung anfallen, dann die langfristigen Investitionen, wie Sachanlagen in Form von Immobilien, Maschinen, etc. Schließlich auch noch die Betriebskosten, die in der ersten Zeit anfallen. Denn das Warenlager ist noch nicht gefüllt, Personal noch nicht gezahlt, laufende Mieten noch nicht erhoben. Dies ist meist der schwierigste Punkt, denn hier kann nur die Erfahrung den genauen Bedarf in einer bestimmten Zeit ausweisen. Man kann aber durchaus mit Branchenvergleichen arbeiten.
Selbst große, laufende Unternehmen müssen ihren Kapitalbedarf genauestens planen. Vor allem, wenn es um neue Projekte wie ein neues Produkt oder eine neue Werbekampagne geht. Alles, was nicht ausschließlich auf bekannten Daten beruht muss exakt durchgeplant werden um einen unvorhergesehenen Verlust zu vermeiden.
Ebenfalls zum Kapitalbedarf gehören Umsatzausfälle. Wird z. B. eine laufende Maschine ersetzt, muss die Ausfallzeit ebenfalls als Kapitalbedarf angesetzt werden, da ja die bisher damit verknüpften Ausgaben weiterhin anfallen.
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